Dokumentasi Mutu

Dokumentasi mutu adalah seluruh prosedur-prosedur, instruksi-instruksi kerja,
format-format, data, rekaman-rekaman, bukti-bukti tanda terima, dan sebagainya yang
tertulis dalam lembaran kertas.

Penanganan dokumentasi mutu dalam sebuah perusahaan akan lebih baik ditangani
oleh suatu bagian di perusahaan yang langsung terkait dan mempunyai akses langsung
dengan dokumen mutu dan sistem mutu di perusahaan itu, sehingga bagian tersebut
bertanggung jawab terhadap penanganan dokumentasi mutu dan bagaimana
mengkoordinasinya jika terjadi perubahan sistem mutu perusahaan.

Tujuan-tujuan dari pembangunan Aplikasi Document Control and Management
System adalah :
• Untuk membuat suatu proses kegiatan tidak tergantung pada satu orang.
Karena semua kegiatan suatu proses telah dituangkan dalam suatu prosedur
atau instruksi-instruksi kerja yang terdokumentasi, jika terjadi sesuatu pada
personel tersebut misalnya keluar, bagian dari personel tersebut dapat dengan
cepat mengantisipasi untuk segera mengisi personel tersebut, dengan
menggantikan personel yang baru atau yang ada pada perusahaan. Dengan
catatan personel baru tersebut sudah diharuskan membaca prosedur dan
instruksi-instruksi kerja yang ada, kepada siapa dia bertanggung jawab dan
bagaimana situasi di bagiannya.
bagiannya.
Document Control and Management System Halaman 3 dari 10
• Untuk menelusuri keluhan pelanggan. Perusaaan akan mudah menelusuri
dimana letak sebab-sebab terjadinya keluahan pelanggan tersebut, kemudian
apakah keluhan pelanggan terjadi karena intern atau ekstern perusahaan.
Setelah ditemukan penyebab keluhan pelanggan yang dapat dilakukan melalui
penelusuran dokumen-dokumen yang ada, perusahaan akan dapat
menanggulangi keluhan dan mencegah terulangnya keluhan pelanggan.

• Untuk mencegah terjadinya kesalahan proses. Dengan adalanya dokumentasi
mutu pada setiap kegiatan proses yang mempengaruhi mutu, dokumentasi
sangat bermanfaat terhadap kesalahan proses baik oleh karena personel yang
menanganinya, ataupun karena proses itu sendiri. Karena dokumentasi mutu
dibuat oleh personel yang bersangkutan dengan gaya bahasa sesuai dengan
proses tersebut, sehingga lebih memahami apa yang dilakukan oleh yang
bersangkutan.

• Mencegah adanya tumpang tindih antara personel dengan personel ataupun
bagian dengan bagian lainnya, karena telah ada pemisahan tugas dan tanggung
jawab yang dibuat melalui prosedur dan instruksi-instruksi kerja
terdokumentasi yang harus disahkan oleh pimpinan perusahaan, karena
didalamnya terdapat penjelasan kepada siapa personel tersebut bertanggung
jawab. Dan siapa anak buahnya (apabila memiliki), bagaimana personel
tersebut melakukan pekerjaan, apabila terjadi kekeliruan bagaimana
mengatasinya dan apa sangsinya.

Selengkapnya......